Cada empresa tiene su lío particular: copiar datos de un correo a una hoja, montar el mismo presupuesto veinte veces al mes, perseguir firmas. La automatización para pequeñas empresas no viene en caja, así que miramos tu proceso concreto y lo montamos con las herramientas que ya usas.
Lees el correo del cliente y apuntas lo que pide
6 minBuscas precios en la hoja de tarifas
8 minCopias todo a la plantilla de Word
10 minLo pasas a PDF y escribes el email
7 minTe acuerdas de anotarlo en el Excel de seguimiento
4 minY si entran cuatro peticiones el mismo día, alguna se responde mañana.
Llega la peticiónEmail, formulario o WhatsApp
La IA lee y ordena los datosServicio, cantidades y plazo
Se genera el PDF con tus tarifasTu plantilla, tu logo, tus condiciones
Sale el email y queda registradoCliente avisado y CRM actualizado
Tú solo revisas y firmas si quieres dar el visto bueno antes de enviar.
Seis casos reales de los que más nos piden. El tuyo se parecerá a alguno, aunque nunca sea idéntico.
Cada petición te obliga a abrir la plantilla, buscar precios y montar el PDF a mano. Media hora que se repite veinte veces al mes.
El cliente recibe su presupuesto en un minuto, con tus tarifas y tu formato.
Los contactos llegan por el formulario, por Instagram y por teléfono, y acaban repartidos entre tres sitios distintos. Alguno se enfría antes de que alguien lo llame.
Entra en tu CRM etiquetado, con email de bienvenida enviado y aviso al comercial.
Contratos, hojas de encargo y albaranes que siempre son el mismo documento cambiando cuatro datos, y que alguien rellena copiando y pegando.
El documento sale relleno y listo para firmar, sin errores de copiar y pegar.
La reserva está en el calendario, el cliente en el CRM y la factura en otro programa. Cada cambio hay que meterlo tres veces.
Lo escribes una vez y aparece actualizado en el resto de sitios.
Presupuestos enviados que nadie vuelve a tocar, citas que se olvidan y facturas que vencen sin que se reclame nada.
El sistema recuerda por ti a los tres días, al cliente y a tu equipo.
Para saber cómo va el mes hay que abrir cuatro herramientas y cuadrar números en una hoja los domingos por la noche.
Cada lunes a las 8 tienes el resumen en tu correo, con las cifras que te importan.
Nunca empezamos por la herramienta. Empezamos por ver cómo trabajas hoy y dónde se te va el tiempo.
Nos sentamos contigo y lo dibujamos paso a paso, con quién hace cada cosa y cuánto tarda.
De todos los pasos, señalamos los que dan más tiempo ganado con menos riesgo. Por ahí se empieza.
Se conecta con tus herramientas, corre unos días en paralelo y solo entonces te olvidas de él.
No hay una tarifa de catálogo porque no hay dos empresas que trabajen igual. Automatizar un presupuesto no cuesta lo mismo que enlazar cuatro herramientas que nunca se han hablado entre ellas.
Cuéntanos cómo lo haces hoy y te decimos qué se puede automatizar, cuánto tiempo te ahorra y qué cuesta. Todo por escrito antes de empezar.
Cuéntanos tu procesoLo que suele preocupar antes de tocar un proceso que ya funciona, aunque funcione a mano.
No. Trabajamos sobre lo que ya usas, sea un CRM, Google Drive, una hoja de cálculo o el correo de siempre. Cambiar de herramienta solo se plantea si la actual impide hacer algo.
Es lo normal y forma parte del trabajo. Al dibujarlo aparecen pasos duplicados y decisiones que solo están en la cabeza de alguien. Ordenarlo suele ser la mitad de la mejora.
Una automatización sencilla, como los presupuestos, suele estar lista en una o dos semanas. Si hay que enlazar varias herramientas, lo partimos en fases para que empieces a notarlo desde la primera.
Cada automatización avisa cuando algo no sale como debía, y queda el registro de lo que pasó. Durante las primeras semanas la vigilamos nosotros y la ajustamos.
Sí, y en documentos que salen al cliente suele ser buena idea. Se deja un paso de aprobación: tú das el visto bueno desde el móvil y el resto sigue solo.
Es lo que más rendimiento da. El bot atiende la consulta y la automatización se encarga de lo que viene después: la cita en el calendario, el presupuesto por email y el cliente registrado.
Con que nos expliques cómo lo haces hoy, en una llamada te decimos si se puede automatizar y cuánto tiempo recuperas.